Transformation digitale & la facturation électronique
Qu’est-ce que la transformation digitale ?
La transformation digitale est une évolution qui consiste à remplacer en intégralité les processus manuels et conventionnels par leurs dernières alternatives numériques. Ce type de réinvention dans le monde professionnel concerne en profondeur tous les aspects d’une entreprise et offre une multitude d’avantages au service de la productivité. Elle s’accompagne en parallèle d’une élaboration juridique définissant par des normes la portée légale des changements et les perspectives de développement.
Pour une entreprise, la dématérialisation des documents est une première phase qui marque sa transformation digitale. Les supports électroniques substituent le papier et changent la dimension des échanges de données à plusieurs niveaux :
Les courriers simples ou recommandés, les publicités, les devis, les conditions générales de vente, les bons de commande, de livraisons, de réception et surtout les factures sont les principaux documents commerciaux qui sont sujet à la dématérialisation.
La diffusion des informations autrefois cantonné dans la portée des supports matériels, devient aujourd’hui libérée des contraintes physiques. Les dimensions d’accessibilité et de diffusion se voient décuplées et offrent de nouvelles possibilités d’interaction.
La communication s’affranchie des contraintes matérielles pour offrir un espace de travail collaboratifs en temps réel. Les données s’échangent plus fluidement. L’intensification et la personnalisation des échanges deviennent alors un vecteur de productivité décisif.
Le recentrage à la valeur ajoutée des services et métiers : les potentiels d’automatisation et le développement de nouvelles techniques permet de repenser le cœur des métiers et des services afin de se concentrer sur les valeurs ajoutées.
Dans ce cadre, la dématérialisation fiscale – la Facturation électronique – vise à conduire à terme à des gains de productivité essentiels pour les entreprises.
Les directives réglementaires que vous pouvez consulter sur notre article La facturation électronique, une obligation introduite par la Loi de Finances traitent de l’obligation d’adoption progressive de la facturation électronique pour toutes les entreprises assujetties à la TVA. Cependant, il serait réducteur de considérer l’approche de la dématérialisation fiscale uniquement sous l’aspect d’une obligation.
De plus en plus d’entreprises saisissent les enjeux de ce changement et prennent un pas d’avance en anticipant leur processus de dématérialisation que ce soit au niveau de la facturation électronique ou de solution sur-mesure d’EDI (Echange de Données Informatisées).
Les nombreux avantages inhérents à dématérialisation fiscale s’articulent sur plusieurs axes et ne se limitent pas à un « simple » changement de support.
Les avantages de la facturation électronique
Réduction des coûts directs
- La suppression des factures papier et des étapes inhérentes à leur édition, affranchissement, envoi et archivage permet une diminution des coûts directs liés au support papier.
Respect de l’environnement
- L’adoption de la facture électronique contribue à la diminution de l’empreinte carbone grâce à la suppression du support papier et à la diminution des émissions de CO2 provoquées par les étapes intermédiaires de son acheminement.
Automatisation des processus de réception
- La dématérialisation de la facture ouvre des perspectives d’automatisation et de l’intégration des factures dans votre système comptable. Cette optimisation des processus permet l’automatisation des paiements.
Amélioration de la productivité
- Les collaborateurs du service comptable et administratif sont allégés de certaines tâches chronophages et à faible valeur ajoutée grâce à l’automatisation des étapes de la facturation. Ils peuvent ainsi être assignés à d’autres tâches au profit d’une meilleure compétitivité.
Optimisation de l’efficacité et élimination des erreurs de saisie
- L’automatisation des étapes de facturation contribue à supprimer les erreurs de saisie. L’automatisation de la génération et de la transmission des factures électroniques entre vos partenaires et clients permet de limiter considérablement les risques d’erreur. De plus, la résolution d’un prétendu problème n’est plus soumise à des délais élevés et s’effectue en moins d’une heure.
Diminution du délai d’envoi et de règlement des factures
- La rapidité des paiements dépend intimement des délais d’acheminement des factures. Avec la quasi-instantanéité d’émission et de réception offerte par la dématérialisation fiscale et l’automatisation des processus de traitement, les délais de paiement sont drastiquement réduits.
Sécurisation des données et archivage
- La transmission des factures se fait à travers des protocoles spécifiques et normés assurant l’incorruptibilité des factures. L’intégrité et l’authenticité des informations de facturation sont assurées par la signature électronique.
- L’archivage : les émissions et réceptions de factures électroniques sont légalement archivées dans un coffre sécurisé. L’ensemble de ces mécanismes vous permet de rationaliser la collaboration avec vos clients, fournisseurs et partenaires commerciaux en numérisant et en archivant automatiquement vos transactions B2B & B2G. Vous éradiquez ainsi tout risque de perte de documents.
L’intégration de solutions EDI pour optimiser davantage votre entreprise
De plus en plus d’entreprises saisissent les enjeux de ce changement et prennent un pas d’avance en anticipant leur processus de dématérialisation que ce soit au niveau de la facturation électronique ou de solutions sur-mesure d’EDI (Echange de Données Informatisées).
La mise en place de la facturation électronique est une première étape délicate de digitalisation qui peut, avec l’intégration de solutions EDI adaptées, ouvrir des perspectives illimitées dans l’optimisation de votre entreprise. L’EDI permet d’améliorer encore davantage la fluidité des échanges entre partenaires commerciaux et d’accélérer les processus de traitement des données.
Finalement, la dématérialisation fiscale vous offre une multitude d’avantages économiques et gestionnaires qui dépassent les contraintes inhérentes au support papier. Tout devient plus rapide, plus sûr et plus efficace ! Pour en apprendre plus sur ce sujet, retrouvez notre e-book dédié.
Esalink s’engage à vous accompagner et assurer le succès de tous vos projets de dématérialisation au sein de votre entreprise. Pour toutes questions, nous vous invitons à contacter notre équipe d’experts en transformation digitale.
